5 dolog, amit kötelező betartani a biztonságért facility managereknek

Tudja, hogy évente körülbelül 20 ezren szereznek három napon túl gyógyuló sérülést a munkahelyükön? Ez a probléma mindkét fél számára rengeteg kellemetlenséget okoz, de vajon milyen felelőssége van ebben a facility managementnek? Hogyan segíthet a modern létesítménygazdálkodás a jobb biztonság elérésében? Az ingatlanok biztonságának fenntartása, a vagyonvédelem a facility managerek egyik legfontosabb és legnagyobb felelősséggel járó feladata. Az alapvető hatósági előírások betartása fontos, de nem elegendő. Egy vagyongazdálkodással foglalkozó szakember munkájának része még a biztonsági szabályzatok, protokollok és eljárások kidolgozása, megvalósítása és betartásának ellenőrzése. Emellett pedig a biztonsági berendezések és szolgáltatások költségvetésének ellenőrzése, a kiadások folyamatos nyomon követése is. Sőt! Az sem ritka, hogy egy vállalat a biztonsági berendezések és személyzet kiválasztását is a facility managerekre bízza. Milyen más biztonsággal kapcsolatos feladata van még? Az alábbiakban összegyűjtöttünk 5 kritikus dolgot, amit egy facility managernek kötelező betartania a biztonság megteremtéséért és fenntartásáért.

1. Tervezett karbantartási munkálatok megvalósítása

A tervezett éves karbantartási munkálatok elmulasztása nem csak jelentős büntetést vonhat maga után, de az épület és az ott élők vagy dolgozók biztonságát is veszélyeztetheti. A terveket, a határidőket, a kapcsolódó dokumentumokat nyilvántartani, valamint a karbantartási munkákat adminisztrálni azonban megterhelő feladat a létesítménygazdálkodó szakemberek számára. Pláne, ha több épület karbantartásáért felelősek. A manuális nyilvántartás ráadásul számos hibalehetőséget rejt magában.

A digitalizált facility management erre nyújt hatékony megoldást az ingatlan üzemeltető szakemberek számára. A szoftver segítségével naprakészen tartható és jól átlátható valamennyi ingatlan karbantartási terve és ezzel együtt a kapcsolódó munkafolyamatok is.

2. EHS szakvizsga vagy szakember foglalkoztatása

Egy létesítmény biztonságát tárgyalva nem feledkezhetünk meg az EHS szakterületről sem. Feladata a szervezetek munkavédelmi, környezetvédelmi és tűzvédelmi feladatainak ellátása és szakmai támogatása. Amennyiben a facility manager rendelkezik ilyen képesítéssel, és ő a megbízott szakember, úgy az ehhez a területhez tartozó hatósági szabályozások nyomonkövetése és betartása az ő felelőssége. Azt, hogy kinek és miért kell EHS szakembert foglalkoztatni az 5/1993. (XII. 26.) MüM rendelet a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény szabályozza.

3. Rendszeres kockázatértékelés

A facility manager biztonsággal kapcsolatos feladatai közé tartozik a rendszeres kockázatértékelés készítése, elemzése, nyomon követése és felülvizsgálata. Főleg azokban az ingatlanokban, amelyek valamilyen veszélynek vannak kitéve és ahol munkavégzés folyik.  A 1993. évi XCIII. törvény a munkavédelemről például előírja egy egységes és átfogó megelőzési stratégia kialakítását, amely kiterjed a munkafolyamatra, a technológiára, a munkaszervezésre, a munkafeltételekre, a szociális kapcsolatokra és a munkakörnyezeti tényezők hatására. Ahhoz, hogy ennek az előírásnak megfeleljen egy munkahely, az ingatlan biztonsági kockázatait rendszeresen ellenőrizni és értékelni kell.

Az általános kockázatértékelés lépései:

1. Az épületben lévő veszélyek és az esetleges kockázatnak kitett személyek azonosítása.
2. A kockázatok értékelése és rangsorolása a lehetséges kár súlyossága és valószínűsége alapján.
3. Döntés a cselekvési tervről.
4. Cselekvés: a rangsorolási terv alapján az intézkedések és változtatások bevezetése.
5. Dokumentálás: az értékelési és az intézkedési folyamat teljes dokumentálása.
6. Folyamatos nyomonkövetés és felülvizsgálat: az értékelést rendszeres időközönként felül kell vizsgálni.

A kockázatértékelés jelentős adminisztrációs teherrel jár. Jó hír viszont, hogy a a digitális létesítménygazdálkodás erre is megoldást nyújt. Segítségével az ingatlanokhoz és ingóságokhoz kapcsolódó valamennyi adat, jegyzet, dokumentum és fotó egy helyen, könnyen kezelhetővé és visszakövethetővé válik.

4. Tudás naprakészen tartása

Az elmúlt évek bizonytalansága, az aktuális szabályozások és előírások nyomonkövetése nem kevés fejfájást okoz a facility managerek számára. Remélhetőleg ez a helyzet stabilizálódni és javulni fog. Bárhogyan is lesz, a biztonsági ismeretek frissen tartása és a változásokhoz való gyors alkalmazkodás mindig is kulcsfontosságú marad a facility managementben.

A törvényi előírások és a kötelező biztonsági szabályozás mellett a technológiai fejlődéssel is lépést kell tartani, és az abban rejlő előnyöket lehetőség szerint kihasználni. Egy jól megválasztott létesítménygazdálkodási szoftver segítségével számos folyamat automatizálható és hatékonyabban tervezhető. Közöttük sok olyan is, ami az épület és a benne tartózkodó személyek biztonságát garantálja. Remek példa erre a CAFM, azaz digitális létesítménygazdálkodás, amely számos más funkciója mellett innovatív megoldást nyújt az ingatlanok katasztrófavédelmi tervezésére és a biztonságtechnika kiépítésére is.

5. Biztonsági berendezések alkalmi ellenőrzése

Ahhoz, hogy a létesítményt folyamatos biztonságban tudja, a facility managernek a törvény által előírt rendszeres karbantartási munkák mellett, a biztonsági beredezések alkalmi ellenőrzését is be kell iktatnia. Mielőtt ezt a vizsgálatot elvégzi érdemes végiggondolni, hogy milyen veszélyeknek van kitéve az ingatlan, az ott lévő ingóságok és a benne tartózkodó személyek. A leggyakoribb veszélyforrások a tűz vagy robbanás, az elektromos és mechanikus üzemzavarok, a betörés és vandalizmus, valamint a veszélyes anyagok használata.

Ennek alapján az alábbi berendezések ellenőrzését érdemes szúrópróbaszerűen vizsgálni, szakértő bevonásával, ha szükséges:

• Tűzjelző rendszer
• Tűzoltókészülék
• Fűtési-, hűtési rendszer
• Érintésvédelem
• Épületvillamossági rendszerek
• Ajtók zárai
• Beléptető rendszer
• Biztonsági kamerák és azok felvétele
• Biztonsági őrök munkája

Ide tartozik a vészkijáratok problémamentes nyithatóságának és a menekülő útvonalak akadálymentességének rendszeres ellenőrzése is.

Az ISO, azaz a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet meghatározása alapján “a létesítménygazdálkodás egy szervezeti funkció, amely integrálja az embereket, a helyet és a folyamatot az épített környezeten belül, az emberek életminőségének és a fő tevékenység  termelékenységének javítása céljából”. Ennek a funkciónak elválaszthatatlan része a biztonság megteremtése és fenntartása, ami ezért a facility managerek munkájának egyik legfőbb fókusza kell hogy legyen. A digitális létesítménygazdálkodás sok más mellett ezt a munkafolyamatot is egyszerűbbé és jobban tervezhetővé teszi a szakemberek számára.